Viele Fraktionen arbeiten mit dem, was gerade da ist: eine Tabelle für die Anträge, eine Messenger-Gruppe für Absprachen, ein Projektmanagement-Tool für Aufgaben, Dateien in einer Cloud. Das geht eine Weile gut. Spätestens nach einer Wahl oder einem Wechsel in der Geschäftsführung fehlt der Überblick.
Aufgabenboards denken in Projekten mit Anfang und Ende. Eine Drucksache durchläuft aber mehrere Gremien, wird vertagt, geändert, überwiesen und manchmal Monate später beschlossen. Dafür gibt es in diesen Tools keinen Platz. Gremien, Sitzungen, Tagesordnungen und Abstimmungen müssen Sie sich selbst zusammenbauen, und jede Drucksache tippen Sie von Hand ab.
Eine Liste der Anträge pflegt meist eine Person. Wer welche Station erreicht hat, was im Ausschuss gesagt wurde und wer reden soll, steht in anderen Dateien oder gar nicht. Auf dem Smartphone in der Sitzung ist eine Tabelle kaum zu bedienen.
Absprachen sind schnell getroffen und genauso schnell verschwunden. Nach ein paar Wochen findet niemand mehr, was zu einem Antrag vereinbart wurde. Wer neu dazukommt, sieht die Vorgeschichte nicht.
Ordner sammeln Dokumente, aber keine Zusammenhänge. Welche Fassung gilt, welcher Ausschuss als Nächstes berät und wie die Fraktion sich positioniert hat, steht nicht im Dateinamen.
Das Ratsinformationssystem der Verwaltung zeigt die offiziellen Unterlagen. Ihre internen Abstimmungen, Kommentare, Rednerlisten und Antragsideen gehören dort nicht hin. Fraktionsportal übernimmt die offiziellen Unterlagen per PDF und wird so zum internen Arbeitsplatz Ihrer Fraktion. Das Ratsinformationssystem bleibt die offizielle Quelle.
| Tabelle | Messenger | Projekt-Tool | Fraktionsportal | |
|---|---|---|---|---|
| Drucksachen übernehmen | abtippen | nein | abtippen | per PDF |
| Lebenslauf jeder Drucksache | nein | nein | nur selbst gebaut | ja |
| Gremien und Sitzungen | nein | nein | nur selbst gebaut | ja |
| Wer redet zu welchem TOP | selbst gepflegt | im Verlauf versteckt | selbst gebaut | ja |
| Bedienung in der Sitzung | schwierig | ja | teilweise | ja |
| Rechte nach Sachgebiet | nein | nein | teilweise | ja |
| Wissen bleibt nach einer Wahl | teilweise | nein | teilweise | ja |
| Eigene Instanz in Deutschland | je nach Anbieter | meist nein | je nach Anbieter | ja |
| Preis | oft pro Person | pauschal pro Fraktion |
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